远东高级文秘班

课程简介

文秘是现代企业中非常重要的职能角色，要经常处理各种文件，撰写大量文书，组织各种会议。管理文件资料和信息档案，并要充当领导与员工之间的润滑剂，协助领导完成大量工作。文秘岗位培训通过全面阐述文秘的岗位职责、岗位要求、管理技能和实操技巧，教你快速掌握各种文秘专业知识，做一个既专业又全能的多面手，协助领导更高效地完成工作!

课程内容

部分  职业素养篇

一、秘书职业特性与素质要求

1. 秘书人员的自我角色定位

① 初级秘书：事务性文员

② 中级秘书：事务性文员＋协助管理

③ 秘书：独立管理＋事务处理

★ 视频：为什么不提拔我？

★ 现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2. 秘书的胜任素质

① 如何提升秘书的素质

② 秘书与一般秘书的差异

★ 案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书的职业生涯规划

1. 什么是职业生涯规划？

2. 为何要进行个人职业生涯规划？

① 分析自我，确立人生的方向

② 准确评价个人特点和强项，在秘书的职业竞争中发挥个人优势

③ 看到秘书职业发展规划的前景，提供前进的动力

★ 小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3. 职业生涯规划的简单步骤

① 掌握SWOT分析工具进行自我分析

② 运用“5W提问”法进行自我分析

◎ What I am? 我是什么样的人？

◎ What I want? 我想要什么？

◎ What I can do? 我能做什么？

◎ What fit I most? 什么是适合我？

◎ What I can choose？我能够选择什么？

★ 走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”

★ 运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书商务礼仪规范

1. 塑造良好的个人职场形象

① 着装的TOP原则

② “拒绝”着装败笔——着装误区

③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人

★ 案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2. 基本商务礼仪

办公室礼仪／接待礼仪／电话礼仪与应对技巧

★ 现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

4. 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

★ 现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

1. 时间管理的误区

2. 时间管理的原则

① 目标管理与80/20法则

② 缓急轻重的优先管理

③ 个人时间与领导工作时间计划与安排

3. 时间管理小窍门

4. 办公室接待与电话处理

5. 上级的时间管理与安排

6. 自我情绪控制与压力管理

7. 上司出差日程管理与工作计划

★ 小组讨论：“你的工作是怎么安排的？”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

二、会务组织与管理

1. 成功组织会议的技巧

2. 组织阶段的工作：会前准备／会中协助／会后整理

3. 会议座次安排的学问

★ 练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

★ 案例：如何应对会议中的“漏洞”？

三、信息、文档管理与运用

1. 信息收集

① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

② 收集信息工作的三个诀窍

③ 信息的查实及传递

④ 信息的储存与保密

2. 文档管理

① 文档分类及储存的工作规范

② 文档查阅及分装的工作规范

③ 文档销毁及保密的工作规范

★ 案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1. 行政公文写作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例

① 通用公文：报告／请示／批复／函／决定／公告／通告

② 事务公文：工作计划／工作总结／会议纪要

③ 礼仪文书：请柬／介绍信／推荐信

★ 案例分享：请示／报告混为一体

★ 撰写初稿练习：通知／报告／总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分  统筹管理篇

一、秘书人际沟通与工作协调技巧

游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1. 成功沟通的秘诀

① 学会聆听：不轻易打断对方的话

② 怎样反问：了解对方的需求

③ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

④ 表明立场：拒绝的艺术

⑤ 提出解决方案：提出2-3个解决方案

★ 案例：如果是你该怎么说？——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2. 有效沟通过程及环节

① 信息发送、接收、反馈

② 有效发送的技巧

★ 现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3. 认识你的沟通对象

① 与上级沟通的原则

② 与各种性格的领导打交道技巧

③ 跨部门的沟通技巧

★ 游戏：究竟是谁的错？

二、行政管理人员办公室事务管理

1. 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

2. 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

3. 员工安全和保密工作

4. 公共关系管理

★ 全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末

★ 案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

三、事物性项目性工作的组织管理

1. 事务工作有哪些

2. 学会列事务清单

3. 用项目计划管理工作

★ 沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享：我学到了什么？

招生对象

热爱文秘行业，学历不限，年龄不限（零基础授课）

重点

培训学生的文秘工作的专业知识：管理学、心理学、领导学、公共关系、社交礼仪及公文写作、信息管理、档案管理、会议管理、时间管理、观察能力、记忆能力、思维能力、想象能力、专业能力、阅读能力、表达能力（口头、书面、身势）、办事能力、协调能力、调研能力、管理能力、社交能力、应变能力、网络办公、办公设备使用、保养等等。

21世纪的企业文秘秘书

1.文秘像心理学家一样善于观察和理解他人

2.文秘像政治家一样有灵敏的头脑

3.文秘像外交官一样有潇洒的风度

4.有处理各种棘手问题的丰富经验

5.有良好的写作能力和文字功夫

6.熟练运用各种办公自动化设备

7.熟识商务往来的法律、金融和税务知识

8.迅速对文件、信息归类、整理和查询

秘书要做到九段才算成功