公文版头正确格式及常见错误

众所周知公文的版头主要包含六部分：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号，签发人。其正确格式是什么？其常见的错误有哪些呢？接下来我们对此予以论述。

一、份号

【正确】如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

【错误】1、涉密文件不标注份号

2、份号不按规定标注，字偏大

3、标注位置不规范，不是顶格编排

二、密级和保密期限

【正确】如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。涉密程度即密级有“绝密”“机密”“秘密”三种，其中绝密为30年、机密为20年、秘密为10年。

【错误】1、确定密级和保密期限上过紧或者过松

2、秘籍标注不规范不统一，保密期限的数字用汉字标注

三、紧急程度

【正确】如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。公文的紧急程度分为“特急”和“加急”，紧急电报的紧急程度分为“特提”“特急”“加急”“平急”四种。

【错误】1、不急的公文却标注了紧急程度

2、标注的位置过于随意

3、一般公文的紧急程度标注与电报的混用

4、虽然标注紧急程度但是正文没有紧急原因

四、发文机关标志

【正确】由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

【错误】1、发文机关标志不规范，字体、字号不统一

2、发文机关的标志与其署名或印章不一致

3、基层单位发文机关标志字号大于上级机关

五、发文字号

【正确】编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与后一个签发人姓名处在同一行。

【错误】1、发文机关代字概括不准确

2、发文字号标注不规范，比如前面加“第”，有虚位

3、发文字号标注位置错误，如与分割线重合，联合上报时与分割线过远，上行文的发文字号居中等。

六、签发人

【正确】由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

【错误】1、上行文时由副职或非领导作为签发人

2、多个机关联合行文时，负责人标注不全面，没有标注非主办机关负责人

3、请示、报告等应该有签发人的却没有

4、签发人标注不规范，多个签发人是，签发人三个字没有与第一个签发人并列

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